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Il tempo è la risorsa più democratica al mondo: ognuno di noi ha a disposizione 24 ore al giorno, né una di più né una di meno. La differenza tra chi riesce a costruire aziende di successo, mantenere equilibrio nella vita privata e chi invece vive costantemente in affanno non sta nel numero di ore, ma in come vengono utilizzate.

I CEO delle grandi aziende, così come gli imprenditori di successo, hanno sviluppato nel tempo delle tecniche di gestione del tempo che li aiutano a focalizzarsi sull’essenziale, delegare il resto e mantenere la visione a lungo termine.

Questo articolo raccoglie e adatta quelle strategie a misura di manager, freelance e professionisti con vite caotiche, offrendo strumenti pratici per trasformare la giornata in un motore di produttività e crescita personale.

Dato che per noi come diciamo saluta significa:

1. padronanza mentale
2. padronanza del corpo 
3. padronanza dei rapporti 
4. padronanza finanziare 
5. padronanza del tempo

 Mentalità da CEO: partire dalla visione

Un imprenditore di successo non inizia la giornata pensando a “cosa fare” ma a dove vuole arrivare. La gestione del tempo parte da una visione chiara.

• Definisci i tuoi obiettivi a lungo termine: dove vuoi essere tra 1, 3 o 5 anni?
• Allinea le tue giornate alla visione: se un’attività non contribuisce a quella direzione, va rivalutata.
• Adotta la mentalità del CEO: chiediti ogni mattina “Questa attività mi porta più vicino al mio obiettivo principale?”

Sembra banale ma la vita ti da quello che chiedi costantemente con chiarezza.

👉 Esempio pratico: Jeff Bezos ha dichiarato che il suo ruolo principale è prendere poche ma grandi decisioni all’anno. Questo ci ricorda che la qualità del tempo conta più della quantità.

 Tecniche di pianificazione: dalla settimana alla giornata

La pianificazione è la bussola di chi gestisce vite complesse. Senza un piano, il rischio è vivere in modalità “reazione” invece che “creazione”. Per questo oggi vi stilerò un piano settimanale per una vita da CEO:

a) Pianificazione settimanale

• Dedica 30 minuti la domenica sera a mappare la settimana.
• Identifica i 3 progetti chiave che devono avanzare.
• Blocca in agenda tempo esclusivo per quelle attività (“time blocking”).

b) Pianificazione giornaliera

• Usa la regola dei 3 MIT (Most Important Tasks): scegli tre attività che, se completate, renderanno la giornata produttiva.
• Suddividi il resto in micro-attività da 15–30 minuti.
• Evita di riempire la giornata al 100%: lascia un 20% libero per imprevisti, la vita deve essere elastica non rigida.

👉 Strumento utile: Google Calendar o Notion con calendari integrati per avere sempre una visione globale.

Sembrano tutte cose banali ma se fatte con costanza possono cambiare una vita. Siamo gli unici essere al mondo che possono disegnare la propria vita come un opera d’arte, basta usare il giusto pennello.

Tecniche di produttività dei CEO

Ecco alcune strategie utilizzate da top manager e adattabili a chiunque:

a) La Matrice di Eisenhower

Dividi le attività in:

1. Urgenti e importanti → fai subito.
2. Importanti ma non urgenti → pianifica.
3. Urgenti ma non importanti → delega.
4. Né urgenti né importanti → elimina.

b) La regola del 20/80 (Pareto)

Il 20% delle attività genera l’80% dei risultati. Identifica quelle attività e concentrati lì.

c) Tecnica del batching

Raggruppa attività simili in blocchi di tempo: rispondere alle mail, fare telefonate, creare contenuti. Questo riduce il “costo cognitivo” dei continui cambi di contesto.

d) Deep Work

Blocca 2–3 ore al giorno per il lavoro ad alta concentrazione, senza notifiche o distrazioni. È in queste finestre che nascono le idee migliori e i progressi più significativi.

 Delegare come un CEO

Molti imprenditori e freelance cadono nella trappola del “fare tutto da soli”. Ma i CEO sanno che il loro tempo è prezioso e non può essere disperso in compiti a basso valore.

• Valuta il tuo costo orario: se un’attività può essere fatta da un collaboratore a un costo inferiore, va delegata.
• Automatizza ciò che è ripetitivo: uso di software per fatturazione, CRM, strumenti di project management.
• Affidati a specialisti: commercialista, consulente marketing, assistente virtuale.

👉 Domanda guida: “Sono la persona giusta per questo compito o sto solo sprecando tempo che potrei dedicare a ciò che fa davvero la differenza?”

Spesso ci facciamo intrappolare da numerosi compiti, che possono essere fatti da persone che addirittura lo amano di più o che sono un valore aiuto al progetto, pensando che solo noi possiamo farlo. Delegare spesso il più alto atto di efficienza e produttività, perché chi fa tutto fa poco, perché fa male.

Gestione dell’energia, non solo del tempo

Un CEO non gestisce solo le ore, ma anche le proprie energie. Un professionista stanco, distratto e con poca vitalità non può essere produttivo.

• Routine mattutina: sport leggero, lettura, meditazione o journaling (es. la formula 20/20/20 di Robin Sharma: 20 min movimento, 20 min riflessione, 20 min crescita personale).
• Pause rigenerative: camminate, stretching, power nap.
• Alimentazione e sonno: pilastri per mantenere alta la performance cognitiva.
• Equilibrio vita-lavoro: momenti di qualità con famiglia e amici sono parte integrante della produttività a lungo termine.

Perché per avere una vita di eccellenza e massima crescita serve avere abitudini di eccelenza.

Strumenti digitali per ottimizzare il tempo

Un CEO moderno utilizza la tecnologia come leva. Ecco alcuni strumenti utili:

• Trello/Asana/ClickUp → gestione progetti.
• Google Calendar + Calendly → pianificazione e appuntamenti senza email infinite.
• Notion → dashboard unica per obiettivi, task, progetti.
• RescueTime / Toggl → monitoraggio del tempo reale.

👉 Consiglio: scegli pochi strumenti, ma usali con costanza. La tecnologia deve semplificare, non complicare.

Usiamo per quello che sono nati esserci utile, non limitarci. Oggi hai le stesse risorse che aveva “Re sole” ai suoi tempi, solo che non sai come usalo.

 Errori da evitare

1. Pianificare troppo e non lasciare spazio all’imprevisto.
2. Dire sempre “sì”: ogni “sì” a qualcosa è un “no” a qualcos’altro.
3. Multitasking e interruzioni continue: rubano fino al 40% della produttività.
4. Non rivedere mai le proprie abitudini.

Queste sono le principali cose che fanno si che le persone non ottengano la vita che vogliono e che si meritano. Spesso non lasciamo tempo alla noia, che la base del genio. Cosi come spesso diciamo si a tutti, ai colleghi, al partner, ai figli, ai genitori, ma senza considerare che farlo devi dire di no altro ed spesso dici di non a te.

Allo stesso modo una trappola che ci crediamo è la così detta multitasking mania, cercare di fare mille cose insieme, senza sfruttare il potere del farne una sola ma bene.

L’ultima la mia preferita è non rivedere le proprie abitudini nel tempo, quindi non correggere il tiro fino a quando no e troppo tardi. Ex mangi male e non lo vedi fino a quando pesi 20 kg in più, sei stressato modifichi fino a quando il corpo ti cede. Perché rivederle periodicamente significa poter cambiare direzione prima che crei danni.

👉 La chiave è apprendere, applicare, rivedere e adattare.

Gestire il tempo come un CEO non significa lavorare di più, ma lavorare meglio. Significa scegliere con consapevolezza a cosa dedicare le proprie energie, costruire giornate che portino risultati e mantenere il controllo della propria vita.

Il tempo non può essere fermato né recuperato. Ma può essere usato come la più potente leva di crescita personale e professionale.

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